Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (7) 문서 비교
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (1) 머리말, 꼬리말, 본문 기본 서식 지정
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (2) 맞춤법 검사
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (3) 목차 구성
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (4) 인덱스 구성
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (5) 표, 그림의 번호 지정
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (6) 문서 버전 관리
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (7) 문서 비교
문서를 비교해야 하는 상황에는 어떤 경우가 있을까요?
예를 들면, 다국어로 배포되는 제품 설명서를 다루는 경우가 이에 해당할 것입니다. "A"라는 사람은 "한국어 제품 설명서"를 담당하고 있고 "B"라는 사람은 "영문 제품 설명서"를 담당하는 상황이라고 가정하겠습니다.
개발자(또는 개발팀)는 제품을 업그레이드 하면서 꾸준히 한글 버전의 제품 설명서를 업데이트할 것이고, 그때마다 개발자는 어느 부분의 텍스트를 변경했는지를 일일이 표시해서 영문 제품 설명서 담당자한테 알려줘야 합니다.
가장 운이 좋은 경우가, 일정 영역에 이어서 문장이 추가된 경우일 텐데 인생이란 항상 그렇게 규칙적이지는 않기 때문에 때로는 장(Chapter)를 달리해서 변경 사항이 일어날 수도 있는데 이런 상황에 접어들면 문서 업데이트 작업은 결코 가볍게 생각할 수 없는 부분이 됩니다. 물론 다음과 같은 상황도 때로는 발생하겠지요.
- 영문 제품 설명서 담당자가 바빠서 간혹 2~3번의 문서 변경 요청을 못 따라온 경우
- 한글 제품 설명서에서 새롭게 장(chapter)이 들어가서 표/그림 등의 참조가 모두 바뀐 경우 (이런 경우, 문서가 모두 마이크로소프트 워드처럼 "Field Update" 기능이 제공된다면 상관 없지만!)
일단, 이런 문제를 해결하기 위해서는 우선적으로 문서의 버전 관리가 잘 되어 있어야 합니다. 그래도 이 문제는 지난번에 살펴본 "Windows Sharepoint Services"를 연동해서 쉽게 해결이 되는 부분이니... 그다음 문제로 넘어가서 실제적인 문서 비교를 해결해 보겠습니다.
Microsoft Word 2007에서는, 이 문제를 "Compare" 버튼 하나로 해결하고 있습니다. 예를 들어서, 현재 8.0까지의 문서가 제작되었고 지난 6.0 버전의 문서 이후로는 영문 설명서에 내용 변경을 반영하지 못했다고 가정해 보겠습니다. 아래와 같이 WSS의 문서 이력 목록을 열고,
[그림 1: 문서 이력]
가장 최신의 문서 파일인 8.0 버전의 링크를 클릭하면 해당 문서가 Microsoft Word 프로그램에서 열리게 됩니다. 그다음 "Review" 리본 탭에서 "Compare" 버튼을 눌러 "Specific Version..." 메뉴를 선택합니다.
[그림 2: 문서 비교 메뉴]
그럼 다음과 같이 지금까지의 문서 버전을 보여주는 데 이 중에서 원하는 파일인 "6.0" 버전 항목을 선택하고 "Compare" 버튼을 누릅니다.
[그림 3: 비교할 문서 선택]
그럼 다음과 같이 문서 비교를 해주는 창이 뜨게 됩니다. 6.0 문서와 비교해서 8.0 문서에 추가된 내용이 있으면 "파란색" 글씨로 표시가 되고, 만약 없어진 내용이 있다면 취소선이 그어지게 됩니다.
[그림 4: 문서 비교]
(위에서는 WSS를 이용하여 비교를 했지만 그냥 단순히 로컬에 저장된 파일 2개를 비교하는 것도 "Compare" 메뉴에서 제공됩니다.)
이 기능만 잘 활용해도, 도대체 문서의 어느 부분이 변경되었을까 수작업으로 살펴보는 수고도 덜고, 어떤 부분이 변경되었는지를 일일이 기록해야만 했던 수고도 덜게 됩니다. 이것 역시, 문서가 방대해질수록 꼭 필요한 기능이죠!
여기까지 해서... 마이크로소프트 워드를 이용한 "제품 설명서" 제작하는 것에 관한 기초는 모두 다뤄본 것 같습니다. 이 정도만 잘 알아두어도 웬만한 체계를 요하는 문서는 별다른 프로그래밍이 없이도 잘 처리할 수 있을 것입니다.
[이 토픽에 대해서 여러분들과 의견을 공유하고 싶습니다. 틀리거나 미흡한 부분 또는 의문 사항이 있으시면 언제든 댓글 남겨주십시오.]