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Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (5) 표, 그림의 번호 지정 [링크 복사], [링크+제목 복사]
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정성태 (techsharer at outlook.com)
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Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (5) 표, 그림의 번호 지정


Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (1) 머리말, 꼬리말, 본문 기본 서식 지정 
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (2) 맞춤법 검사 
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (3) 목차 구성
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (4) 인덱스 구성
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (5) 표, 그림의 번호 지정
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (6) 문서 버전 관리
Microsoft Word 2007로 매뉴얼 제작: (7) 문서 비교

"목차" / "인덱스"와 같이 "표" 또는 "그림"에서도 "번호" 및 "페이지" 관리가 필요합니다. 왜 그런지 한번 볼까요? 아래의 예제를 보면,

[그림 1: "표" 사용 예제]
word_manual_chapter_5_1.png

"[표 1-1]"이라고 지정을 하고 있는데요. 만약 위의 글에서 앞에 "1장"을 새롭게 넣어야 하는 경우가 발생했다고 가정해 보면, "[표 2-1]"이라고 새롭게 변경해 주어야 합니다. 또한 문서 전체에 걸쳐서 "[표 1-1]"을 지정한 텍스트를 찾아서 변경해 주어야 합니다. 문서 내용이 커질수록 보통 작업이 아니지요.

그래서 이러한 관리는 편집 프로그램들에 의해서 제공되어져야 합니다.




일단 임의로 사용자가 지정한 "표 1"이라는 문자열은 삭제합니다. 그리고 그 자리에 커서를 위치시키고 "References" 리본 탭의 "Insert Caption" 메뉴를 선택합니다. (또는 해당 표/그림을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러서 나오는 메뉴에 "Insert Caption..."을 선택합니다.)

[그림 2: Caption 메뉴]
word_manual_chapter_5_2.png

"Caption" 대화창에서 적절한 라벨(Heading 1, 그림, 수식, 표...)을 선택하고 확인 버튼을 누릅니다.

[그림 3: Caption 설정 대화창]
word_manual_chapter_5_3.png

적용되고 나면 아래와 같이 자동으로 "표"라는 제목과 "1"번이 지정된 것을 볼 수 있습니다.

[그림 4: 자동 번호가 적용된 표]
word_manual_chapter_5_4.png

이렇게 삽입된 "표 1"의 번호는 편집 프로그램에 의해서 관리되는 영역으로 인식됩니다.




자, 이걸로 표 자체에 대한 자동 번호 지정 기능은 되었고. 그렇다면 이러한 항목들을 문장내에서 "문자열"로 지정하는 것 또한 알아봐야겠습니다. 예를 들어, "표1"을 아래와 같이 본문에 썼다면,

[그림 5: 본문에 적힌 "[표 1]" 문자열]
word_manual_chapter_5_5.png

이제는 자동적으로 "[표 1 제니퍼 서버 사양]"의 실제 표가 제목이 새롭게 부여될 때마다 따라가도록 "참조"시켜야 합니다. 이를 위해서 원래의 "[표 1]" 문자열 내에서 "표 1"을 삭제하고 "References" 리본 탭의 "Cross-reference" 메뉴를 선택합니다.

[그림 6: "Cross-reference" 메뉴]
word_manual_chapter_5_6.png

"Cross-reference" 대화창에서 "Reference type" 항목은 "표"를 선택하고 "Insert reference to:" 항목은 "Only label and number"를 선택한 후 "For which caption" 목록에서 본문에서 가리킬 표에 해당하는 항목을 선택하고 "Insert"버튼을 눌러줍니다.

[그림 7: 가리킬 표를 선택]
word_manual_chapter_5_7.png

아래는 자동으로 참조 유지가 되는 최종 문서의 예입니다.

[그림 8: 적용 문서 예]
word_manual_chapter_5_8.png




그런데, 한 가지 문제가 있습니다. 이전에 말했던 시나리오처럼 "표 1" 앞에 또 다른 표를 삽입한 경우를 예로 들면, 기존에 있었던 표들은 전부 "표 2"부터 시작해서 다시 자동적으로 번호가 매겨져야 하는데, 현재 이 기능은 "자동으로는" 지원되지 않습니다. 그래서 모든 표를 돌아다니면서 "표 [번호]"에 가서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 "Update Field"를 선택해 주어야 합니다.

그런데, 더 심각한 문제가 있습니다. 실제 "표"에 대해서 업데이트 한 것처럼, 그것들을 참조하고 있는 본문의 "표 [번호]"들도 모두 찾아가서 "Update Field" 메뉴를 선택해 주어야 합니다. 솔직히, 이쯤 되면 현실성이 없습니다. ^^;

그런데, 마이크로소프트 워드의 장점이 이제 발휘됩니다. 바로, 모든 문서 내용을 "프로그램"으로 다룰 수 있다는 점입니다. 마침 이에 대한 요구 사항이 저만 그랬던 것이 아니기 때문에 아래의 글에서 이에 대해 친절하게 설명해 주고 있습니다.

Idiots' Guide to Installing Macros
; http://www.gmayor.com/installing_macro.htm

위의 글을 정리해 보면, 마이크로소프트 워드의 매크로에 다음의 함수를 등록하고,

Sub UpdateAll()
Dim oStory As Range
For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    oStory.Fields.Update
    If oStory.StoryType <> wdMainTextStory Then
        While Not (oStory.NextStoryRange Is Nothing)
            Set oStory = oStory.NextStoryRange
            oStory.Fields.Update
        Wend
    End If
Next oStory
Set oStory = Nothing
End Sub

문서 내용을 모두 돌아다니면서 "Field Update"를 할 필요 없이, 간단하게 위의 매크로만 한 번 실행해 주면 다음과 같이 자동으로 필드가 모두 업데이트 됩니다.

[그림 9: 매크로를 실행하여 모든 필드를 업데이트]
word_manual_chapter_5_9.png

초기에는, 편집 프로그램으로 문서를 작성하면 왠지 쓸데없는 시간이 더 들어가는 것처럼 보이지만 향후 문서 내용이 커지는 상황에서는 오히려 엄청난 시간 단축이 될 수 있다는 장점!



[이 토픽에 대해서 여러분들과 의견을 공유하고 싶습니다. 틀리거나 미흡한 부분 또는 의문 사항이 있으시면 언제든 댓글 남겨주십시오.]

[연관 글]


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[최초 등록일: ]
[최종 수정일: 6/24/2021]

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by SeongTae Jeong, mailto:techsharer at outlook.com

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댓글 쓴 사람
 



2010-01-18 05시29분
[BGPark] 요건 첨 알았네요^^
[손님]
2010-01-18 05시55분
오... 우리 회사에서 댓글 달아주신 분도 박과장님이 "첨"입니다. ^^
kevin25
2010-01-18 06시06분
[BGPark] 요건 첨 알았네요^^
[손님]
2010-01-18 06시11분
[BGPark] 그간 인기가 없었던게요ㅎㅎㅎ
매크로 함수 넣어서 쓰는건 좋은 정보네요.
말씀하신 워드 기능을 이용하면, FrameWork 안부럽죠^^
[손님]
2010-05-03 11시49분
[워너비] 우와~ 이거 대박인데요~.
덕분에 노가다때문에 가슴아프던 작업이 수월해지네요~ㅋㅋㅋ.
[손님]
2010-09-30 04시53분
[손님] 표 2 이런식이 아닌 표 2-2는 어떤식으로 작업을 해야하나요
[손님]
2011-04-15 04시02분
답변이 한참 늦었군요. ^^; 위의 "[그림 3: Caption 설정 대화창]"에 보시면 현재는 드롭다운 상자 때문에 가려서 안보이는데, 그 영역에 "Numbering..."이라는 버튼이 하나 있습니다. 그걸 누르면 "Caption Numbering"이라는 대화창이 하나 더 뜨는데, 거기에 "Chapter starts with style"을 선택할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 그걸 같이 조합해 주시면 원하는 효과를 얻을 수 있습니다.
정성태
2012-05-23 10시27분
[이호현] 정말 많은도움이 되었습니다.
그림목차나 표목차 쓰기어려웠는데 이제 쉽게 할수 있겠네요.
필드업데이트 매크로도 대박이네요..^^
[손님]
2019-02-18 03시53분
[워드사용하는이] 좋은 정보 감사합니다. 복 받으실 거에요^^
[손님]

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